Sprzedaż wyrobów węglowych wymaga prowadzenia ścisłej ewidencji wynikającej z faktu nałożenia podatku akcyzowego na wszystkie produkty energetyczne wykorzystywane do celów opałowych. Ustawodawca wprowadzając obowiązek opodatkowania sprzedaży wyrobów węglowych podatkiem akcyzowym wprowadził jednocześnie system zwolnień z akcyzy w przypadku przeznaczenia węgla do celów opałowych (m.in. gospodarstwa domowe, podmioty systemu oświaty, organy administracji publicznej). Obowiązek prowadzenia całej dokumentacji związanej z wprowadzeniem podatku akcyzowego na wyroby węglowe oraz systemu zwolnień od akcyzy, spadła na sprzedawców. Od dnia 1 stycznia 2019 r. dokumentem uprawniającym do zwolnienia z podatku akcyzowego wyrobów węglowych dla Finalnego odbiorcy węglowego jest Oświadczenie o sposobie wykorzystania wyrobów węglowych. Oświadczenie musi zawierać m.in. przeznaczenie wyrobów węglowych uprawniające do zwolnienia z akcyzy oraz – w przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej – nr PESEL wraz z  imieniem i nazwiskiem oraz numerem dokumentu tożsamości. Tym samym powstaje wymóg okazania takiego dokumentu przez nabywcę. Obowiązek uzyskania od nabywcy Oświadczenia nie dotyczy sprzedaży wyrobów węglowych w ilości nieprzekraczającej 200 kg jednorazowo. 

Klienci, którzy nie wyrażają zgody na podanie danych osobowych, są zobowiązani do uiszczenia akcyzy w wysokości 37,47 zł brutto za tonę (1,28 zł/GJ).